（1）控制職能的含義

簡單的控制職能只涉及批評某位下屬人員，指出他的問題。而廣義的控制職能則涉及策劃的其他各種職能，它使策劃工作成為一個封閉的系統(tǒng)。控制職能是對組織內(nèi)部的策劃活動及其效果進(jìn)行衡量和任何機(jī)構(gòu)及其承辦的活動項(xiàng)目都需要控制。這是因?yàn)榧幢闶窃谥朴営?jì)劃時(shí)進(jìn)行了全面的、細(xì)致的預(yù)測，考慮到了實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的各種有利條件和影響因素，但由于環(huán)境條件是變化的，策劃者也受到其本身的素質(zhì)、知識、經(jīng)驗(yàn)、技巧的限制，預(yù)測不可能完全準(zhǔn)確，制訂出的計(jì)劃在執(zhí)行過程中也可能會出現(xiàn)偏差，會發(fā)生未曾預(yù)料到的情況。這時(shí)，控制職能就起到了執(zhí)行和完成計(jì)劃的保障作用，以及在該策劃控制中產(chǎn)生新的計(jì)劃、新的目標(biāo)和新的控制標(biāo)準(zhǔn)的作用。通過控制職能，能夠?yàn)椴邉澱咛峁┯杏玫男畔?，使之了解?jì)劃的執(zhí)行進(jìn)度和執(zhí)行中出現(xiàn)的偏差及偏差的大小，并據(jù)此分析偏差產(chǎn)生的原因；對于那些可以控制的偏差，通過組織機(jī)構(gòu)查究責(zé)任，予以糾正；而對于那些不可控的偏差，則應(yīng)立即修正計(jì)劃，使之符合實(shí)際。

使策劃過程形成相對封閉的系統(tǒng)。在這個系統(tǒng)中，計(jì)劃職能選擇和確定了組織的目標(biāo)、戰(zhàn)略、政策、方案和程序，然后，通過組織領(lǐng)導(dǎo)等職能去實(shí)現(xiàn)這些計(jì)劃。為了保證計(jì)劃目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，就必須在計(jì)劃實(shí)施的不同階段，根據(jù)由計(jì)劃產(chǎn)生的控制標(biāo)準(zhǔn)，檢查計(jì)劃的執(zhí)行情況。這就是說，雖然計(jì)劃工作必須先于控制活動，但是其目標(biāo)是不會自動實(shí)現(xiàn)的。一旦計(jì)劃付諸實(shí)施，控制工作就必須穿插其中進(jìn)行。它對于衡量計(jì)劃的執(zhí)行進(jìn)度，揭示計(jì)劃執(zhí)行中的偏差以及指明糾正措施等都是非常必要的。同時(shí)，要進(jìn)行有效的控制，還必須制訂計(jì)劃，必須要有組織保證，必須要配備合適的人員，必須給予正確的指導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)。所以說，控制職能存在于策劃活動的全過程中，它不僅可以維持其他職能的正?；顒?，而且還可以在必要時(shí)通過采取糾正偏差的行動來改變其他策劃職能的活動。

（3）大型演藝活動控制職能的程序

作為一種封閉系統(tǒng)，控制職能的基本程序包括確定控制標(biāo)準(zhǔn)、評定活動成效、分析衡量成果和采取糾正措施等4個環(huán)節(jié)。

①確定控制標(biāo)準(zhǔn)。策劃控制過程的第一步就是確定一些具體標(biāo)準(zhǔn)，這是整個控制工作的質(zhì)量保證。所謂標(biāo)準(zhǔn)，就是評定成效的尺度，它是從整個計(jì)劃方案中選出的對工作成效進(jìn)行評價(jià)的關(guān)鍵指標(biāo)。標(biāo)準(zhǔn)的類型一般有時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)、生產(chǎn)率標(biāo)準(zhǔn)、消耗標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和行為標(biāo)準(zhǔn)等。最理想的方式是以可考核的目標(biāo)直接作為標(biāo)準(zhǔn)。但更多的情況往往是需要將某個計(jì)劃目標(biāo)分解為一系列的標(biāo)準(zhǔn)。

②評定活動成效。對于評定成效而言，主要問題是如何及時(shí)地收集適用和可靠的信息，并將其傳遞到對某項(xiàng)工作負(fù)責(zé)而且有權(quán)采取糾正措施的策劃者手中。常用的控制方法有：個人觀察、統(tǒng)計(jì)報(bào)告、口頭報(bào)告、書面報(bào)告和抽樣檢查。

③分析衡量結(jié)果。分析衡量結(jié)果的工作就是要將標(biāo)準(zhǔn)與實(shí)際工作的結(jié)果進(jìn)行對照，并分析其結(jié)果，為進(jìn)一步采取管理行動做好準(zhǔn)備。一旦工作結(jié)果在容限之外，就可以認(rèn)為是發(fā)生了偏差。這種偏差可能有兩種情況：一種是正偏差，即結(jié)果比標(biāo)準(zhǔn)完成得還好；另一種是負(fù)偏差，即結(jié)果沒有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。如果工作結(jié)果出現(xiàn)負(fù)偏差，那么偏差的原因也可能是各種各樣的。因此，策劃者就不能只抓住工作的結(jié)果，而應(yīng)該充分利用局部控制，將工作過程分步驟分環(huán)節(jié)地進(jìn)行考慮，分析出偏差出現(xiàn)的真實(shí)原因。一般來講，原因不外乎三種：一是計(jì)劃或標(biāo)準(zhǔn)本身就存在偏差；二是由于組織內(nèi)部因素的變化，如營銷④采取糾正措施?？刂七^程的最后一項(xiàng)工作就是采取管理行動，糾正偏差。偏差是由標(biāo)準(zhǔn)與實(shí)際工作成效的差距產(chǎn)生的，因此，糾正偏差的方法也就有兩種：改進(jìn)工作績效，修訂標(biāo)準(zhǔn)。